Online Documents

Onlinedocuments kan bruges til alle de tjeklister, brugervejledninger og øvrige dokumenter, som din organisation har behov for. Systemet er designet til at være så enkelt som muligt at bruge for både brugere (der kun kan læse dokumenterne), administratorerne (der kan oprette og udfylde dokumenterne) og designerne (der kan designe nye dokumenter). På denne hjemmeside kan du selv afprøve systemet og du kan læse mere om de muligheder, du har.

Brug systemet til alle dokumenter i din virksomhed eller brug det til at formidle din specialviden om et eller andet område, se fx systemet brugt til Arbejdspladsbrugsanvisninger (sikkerhedskortet.dk), til standard dagsordener (dagsorden.nu) og til it sikkerhedstjek (itsikkerhed.nu).

Du kan oprette en konto hos os og have dokumenterne liggende på vores server eller du kan vælge at købe systemet til installation på din egen server.

Brugeren af OnlineDocuments har adgang til at læse dokumenterne. Fra sin PC, Mac, Linux, tablet eller Smartphone. Alt hvad der kræves er en enhed, der har adgang til Internettet og kan vise pdf dokumenter.

Søgningen efter det korrekte dokument er meget enkel – man skriver blot det man tror indgår i titlen og så reduceres listen over relevante dokumenter løbende.

Man har dog også nogle yderligere muligheder:

• Man kan vælge at der kun skal vises en bestemt gruppe af dokumenter
• Man kan søge i alle de ord, der indgår i alle dokumenter
• Man kan søge i dokumenter med en bestemt status (fx “Godkendt”). Som udgangspunkt vises kun dokumenter, som administratoren har bestemt skal vises, men markeringen af “Vis alle” kan man få ekstra dokumenter frem, fx dokumenter som ikke “seneste version”.

Hvis det er relevant, kan man skifte fra dokumentvisning til visning og sammentælling af omkostninger, så dokumenterne også kan bruges til at vurdere tilbud, projektomkostninger etc.

Derudover kan brugeren oprette egne private kommentarer til hvert dokument. Perfekt til det udvalgsmedlem, der forbereder et møde i toget eller på hotellet og gerne vil notere sine kommentarer til hvert dagsordenspunkt med det samme. Eller for den sags skyld sidder derhjemme og gerne vil have gemt kommentarerne sammen med resten af mødedagsordenen.

Administratoren – eller forfatteren – bestemmer hvad, der står i dokumenterne. Det kan være den, der laver en brugsanvisning, en arbejdspladsbrugsanvisning, en sikkerhedsforskrift, en mødedagsorden, en bygningstjekliste eller hvad I nu har brug for.

Når administratoren laver eller retter et dokument, kan han eller hun enten indlæse nye billeder og pdf filer eller benytte det, der allerede ligger i biblioteket.

Systemet er lavet så det er superlet at lave mange dokumenter, der minder om hinanden, fx brugsanvisninger til forskellige produkter: Man ændrer blot i titlen på et eksisterende dokument og så har man fået et nyt dokument, som er mage til det oprindelige bortset fra de steder hvor man foretager yderligere ændringer. I det aller fleste rubrikker kan man blot klikke “Næste” og så ændrer man blot de få steder, hvor det er nødvendigt.

Når administratoren opretter nye dokumenter helt fra begyndelsen, kan der vælges mellem de dokumenttyper, som designeren har stillet til rådighed. Administratoren har dog mulighed for at oprette forskellige stilarter, så man kan fx have forskellig baggrundsfarve eller skriftfarve på ens opbyggede dokumenter som hører til forskellige grupper: En stilart til hvert udvalg, til hver afdeling, til hver medarbejdergruppe eller hvad der nu måtte være relevant.

Designeren bestemmer hvilke spørgsmål et dokument eller en tjekliste skal bestå af. Man kan frit rykke rundt på sorteringen og tilføje eller fjerne spørgsmål. Designeren skriver spørgsmål og hjælpetekst (som fx kan indeholde en henvisning til andre dokumenter eller en hjemmeside eller lignende) og vælger spørgsmålets type. Og der er mange typer at vælge imellem med forskellige funktioner, som gør det muligt at oprette tjeklister med mange ekstra funktioner: Send besked til en mailadresse, når tjeklisten er ændret, send besked på en given dato, spring over næste spørgsmål, hvis svaret er Ja, brug kun svar fra en oprettet tabel m.v. – se definitionerne nedenfor.

Liste over mulige felttyper og specielle funktioner. Alle felter på nær Titel, Status og Bilag må bruges flere gange i hvert dokument.

• Titel (Title): Dokumentets entydige navn. Hvis forfatteren ændrer noget som helst i svaret på dette spørgsmål dannes der et nyt dokument som kopi. Brug det til mange ensartede dokumenter og til automatisk dokumentation af udført kontrol eller anden arbejdsopgave.
• Tekst (Text): Den mest almindelige type: Designeren skriver et spørgsmål og forfatteren udfylder dokumentet med sit svar i almindelig tekst.
• Henvisning (Link): Svaret for denne type spørgsmål består af en henvisning til et vedlagt dokument, fx en uploadet pdf fil. Når brugeren læser dokumentet er der indlagt en henvisning til den uploadede fil.
• Billede (Image): Svaret består her af et billede, der vises i det færdige dokument. Billedet kan hentes fra systemets bibliotek eller uploades når der svares.
• Afkrydsning (Checkbox): Et ja/nej spørgsmål – og det næste spørgsmål i dokumentet afhænger af om forfatteren svarer ja eller nej.
• Status (Status):En fri tekst med ekstra finesser: Svarteksten her kan bruges til at filtrere dokumenterne i dokumentoversigten og hvis forfatteren skriver noget, der begynder med en stjerne vil dokumentet som udgangspunkt være skjult i dokumentoversigten (indtil brugeren sætter flueben i “Vis alle” feltet)
• E-mail besked (Email notification): Svaret her skal være en e-mail adresse og der sendes besked til den pågældende e-mail hver gang en forfatter har ændret dokumentet.
• Tabel (Table): Svaret på dette spørgsmål skal hentes fra en tabel med gyldige svarmuligheder. Designeren opretter de svarmuligheder, der må anvendes. Tabellen kan også bruges til svar, som man ved at man kan få behov for at ændre i samtlige dokumenter – svarmulighed 1 benytter en tekst fra tabellen og hvis man ændrer teksten i tabellen, så har man ændret for samtlige dokumenter.
• Kommentar (Comment): Dette er et tekstfelt, der kan besvares/ændres af alle forfattere/administratorer. Men derudover kan det også ændres af brugere, der har kommentator rettigheden.
• Bilagsliste (Attachmentlist): Hvis antal bilag til et dokument kan variere meget, så opret en bilagsliste i stedet for – forfatteren kan tilføje så mange bilag som han ønsker.
• Stregkode (Product number): Der er egentligt blot tale om en tekst, typisk et tal, men med dette tal kan man hurtigt finde et bestemt dokument med vores API til dokumentopslag. Fx ved hjælp af en smartphone stregkodelæser.
• Værdi 1 (Value 1): Sammentællingsfelt 1. Dokumentoversigten Omkostning kan filtreres ligesom den almindelige dokumentoversigt og de 3 værdifelter vil så blive talt sammen for de viste dokumenter.
• Værdi 2 (Value 2): Hvis værdi 1 er budget, kan man fx lade værdi 2 være allokeret og værdi 3 være betalt.
• Værdi 3 (Value 3): Og med passende valg af dokuymenttitler kan man så filtrere på installation, drift, biler, bil 7, rejser, Aalborgafdeling o.s.v.
• Log (Log): Bilagsdokument med oversigt over “hændelser” knyttet til dette dokument. Det kan fx være vedligeholdelse af maskiner, rengøring, testresultat for leverede programmer etc.
• Send pdf til (Email pdf attach): E-mail adressen får en mail med dokumentet vedlagt når det er blevet ændret.
• Send csv til (Email csv attach): E-mail adressen får en mail med dokumentoplysningerne (svarene) i en csv fil, når der er foretaget ændringer. (Csv filer er fx lige til at indlæse i et regneark.)
• Bilag (Attachment): Et specielt vedlagt dokument (pdf fil) som hentes i stedet for dokumentet når man klikker på download knappen.
• Kopibeskyttet pdf (Copy protected Pdf): Vedlæg en pdf fil som kun kan vises på skærmen (d.v.s. brugeren skal være logget ind), men det kan ikke downloades og bruges i anden sammenhæng.
• Erindring (Reminder) Opret en erindring til en e-mail adresse på et bestemt tidspunkt i fremtiden. Det kan bl.a. bruges til at minde dig selv eller andre om vedligehold, kontrol eller andet.

En kommentator er en bruger, der ligger et sted mellem en almindelig bruger og en administrator. Kommentatoren kan rette i visse felter, sådan som designeren har bestemt det.

Tænk fx på kommentatoren som den der skriver referat af et møde – han/hun kan ikke ændre i dagsorden og fremlæggelse, men har adgang til referatfeltet.